Los eventos institucionales, qué son y cuáles son sus características

eventos institucionales

Dentro de los eventos existen diferentes tipologías, que se pueden ordenar en base al objetivo que buscan cumplir, si son públicos o privados, el público al que se dirigen…

Por tanto, dependiendo de lo que se busque comunicar y cómo, habrá eventos cuya organización permita más informalidad y otros que exijan una solemnidad y profesionalidad impoluta, como es el caso de los eventos institucionales.

¿Qué son los eventos institucionales?

Un acto institucional es un acontecimiento al que asisten representantes de instituciones públicas o privadas o celebridades del ámbito de la cultura, la política o la sociedad.

Dependiendo de quién los planifique pueden ser de carácter general o especial. Los primeros están organizados por la Corona o el Gobierno y los segundos son los proyectados por instituciones públicas en caso de acontecimientos específicos como, por ejemplo, un homenaje a un deportista por ganar un torneo internacional.

Requisitos para organizar el evento institucional perfecto

Cuando se organiza un acto institucional hay que cuidar al detalle cada aspecto, ya que asistirán personalidades de alto rango social que están acostumbrados a una profesionalidad y a una formalidad muy estrictas y específicas.

Para que un evento institucional sea un éxito debe cumplir las siguientes condiciones:

Guión estricto. Como decíamos al principio de este post, en este tipo de actos no se puede dejar nada al azar. Un timming y una cronología perfectos son los mejores aliados para que nada salga mal.

Creatividad. La carga extra de seriedad no significa que no pueda haber creatividad. La puesta en escena debe ser sobria, tal y como el momento requiere, pero ciertos toques originales en la decoración, por ejemplo, pueden ser buenos e, incluso, recomendables.

Protocolo. No hay acto institucional que se precie que no conlleve un estricto protocolo, que se tiene que dejar ver en las precedencias de las personalidades y los símbolos, en las presidencias y en la situación de los invitados. Para evitar que el acto sea demasiado “encorsetado” hay que introducir dinamismo para que los participantes se impliquen y no se aburran.

Calidad. En los eventos institucionales no se debe escatimar en nada. No está bien visto ahorrar y todo debe tener una excelencia incuestionable.

Seguridad. A la hora de organizar un evento, sea cual sea su naturaleza, la seguridad es uno de los aspectos que más se debe cuidar. En el caso de los actos institucionales esta se vuelve de vital importancia, ya que se debe garantizar la protección de los invitados de excepción.

Prensa. Es imprescindible habilitar una zona especial para que la prensa pueda cubrir el acto sin problemas. Esta área debe contar con todas las facilidades posibles que favorezcan su labor: buena cobertura de internet, regletas y enchufes suficientes para conectar los portátiles y teléfonos móviles… Si es posible, una persona de la organización debe actuar de enlace con los periodistas por si hubiese que resolver dudas en torno al evento.

En resumen, planificar un evento institucional requiere una organización muy cuidada a cargo de un personal altamente cualificado. En La Muñoza somos especialistas en la celebración de todo tipo de eventos y nuestra profesionalidad está avalada por la confianza que firmas como Loewe, Ferrari o Gas Natural han depositado en nosotros.

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