Errores que se deben evitar a la hora de organizar un evento

errores en la organización de eventos empresariales

Un evento necesita una organización minuciosa donde ningún detalle se deje al azar. Sin embargo, es muy común que se cometan determinados errores en su planificación que pueden dar al traste con meses de duro trabajo.

Aquí os dejamos los más frecuentes, aunque si no se cuenta con los profesionales adecuados, la lista puede ser mucho más larga.

No saber cuáles son los objetivos. ¿A quién va dirigido nuestro acto? ¿Qué queremos trasmitir? Si no tenemos claros estos puntos desde el principio, lo que es una excelente herramienta de comunicación se quedará en una amalgama de elementos sin cohesión aparente.

Dejar cosas para última hora. Por mucha experiencia que se posea en la organización de eventos, no hay que dejar ningún cabo suelto. Todo debe estar perfectamente estructurado para que no falle nada en el último momento.

No comunicar el evento. Un plan de comunicación eficaz es muy importante. De nada sirve montar un acto con las técnicas más vanguardistas si el público al que va dirigido no asiste porque no sabe de su existencia. Debemos utilizar todas las herramientas a nuestro alcance (streaming, redes sociales, notas de prensa, convocatorias a los medios, etc.) para asegurarnos de que el mensaje llegue a nuestro target.

No tener en cuenta que los recursos humanos son un activo esencial. Un staff formado, bien organizado y motivado es crucial para que no haya errores en la atención a los asistentes, en la producción o en la ejecución de las actividades.

Pasar por alto el presupuesto. La relación costo-beneficio es un aspecto esencial a la hora de organizar un evento. Las partidas económicas y los objetivos a cumplir deben estar estrechamente relacionados, pues de nada sirve que se invierta mucho dinero si no se consiguen los propósitos establecidos.

No tener en cuenta temas como la logística o la seguridad. Imprevistos como intoxicaciones, dificultades para acceder al edificio donde se celebra el evento, mal funcionamiento en equipos tecnológicos o aglomeraciones por falta de una señalización correcta, son fácilmente evitables si se contratan expertos que administren los recursos a su alcance.

No tener un plan B. Hay que anticiparse a todas y cada una de las problemáticas que puedan surgir en el desarrollo del acto, ya que un plan alternativo es la mejor opción para prevenir riesgos y que todo salga a la perfección.

Si tienes que organizar un evento y quieres evitar caer en estos y otros errores a la hora de su planificación, visítanos en La Muñoza y descubre todo lo que podemos hacer para que tu acto sea todo un éxito.

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